Pour qui est cette formation ?
- Responsables des archives et de la documentation
- Cadres en charge de la gestion documentaire et de la dématérialisation
- Secrétaires généraux et responsables des services administratifs
- Cadres des services juridiques et du contentieux
- Responsables des systèmes d’information associés aux projets de dématérialisation
- Agents chargés du classement et de la conservation des dossiers
Les enjeux que nous abordons
Un document ne se gère pas au moment où on le cherche. L’organisation se joue en amont : plan de classement partagé, règles de nommage, responsabilités identifiées, durées de conservation définies. Là où ces règles manquent, chacun classe à sa façon, les doublons se multiplient et l’information devient introuvable dès qu’un agent change de poste. La gestion documentaire est d’abord une discipline collective, pas une affaire de logiciel.
Tout ne se conserve pas, et rien ne s’élimine au hasard. Conserver indéfiniment sature les locaux et les serveurs ; éliminer sans règle expose à ne plus pouvoir justifier une décision, un paiement ou un droit. Un référentiel de conservation tranche cette tension : pour chaque type de document, une durée d’utilité et un sort final, adossés aux exigences juridiques et aux besoins de l’organisation.
La dématérialisation ne supprime pas les obligations, elle les déplace. Numériser un dossier ne suffit pas à lui donner la même valeur que l’original. Formats pérennes, intégrité, traçabilité des opérations, conservation dans la durée : l’archivage électronique répond à des exigences propres, distinctes de la simple sauvegarde informatique. Les confondre expose à découvrir, des années plus tard, que des fichiers sont illisibles ou contestables.
Les archives sont aussi un enjeu de transparence et de mémoire. Elles conditionnent la capacité d’une administration à rendre compte, à répondre à une demande d’accès à l’information, à instruire un contentieux ou à documenter son histoire institutionnelle. Elles supposent en retour de protéger les données personnelles et les documents dont la communication est restreinte.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, les cadres formés sont en mesure de :
- Situer le cycle de vie du document et les notions d’archives
- Élaborer un plan de classement et des règles de nommage partagées
- Construire un référentiel de conservation et organiser les éliminations
- Organiser la collecte, le versement et la conservation physique
- Conduire un projet de numérisation et de gestion électronique des documents
- Situer les exigences de l’archivage électronique à valeur probante
- Encadrer l’accès aux documents et protéger les données sensibles
Programme détaillé
Module 1 — Cycle de vie du document et cadre applicable
- Document, dossier, archives : notions et périmètres
- Archives courantes, intermédiaires et définitives
- Cadre juridique national et obligations de conservation
- Acteurs de la fonction archives et responsabilités
- Coûts et risques d’une gestion documentaire défaillante
Module 2 — Organiser la production documentaire
- Plan de classement et arborescence partagée
- Règles de nommage et de versionnage
- Identification des documents engageants
- Procédures et responsabilités par service
- Accompagnement des agents et conduite du changement
Module 3 — Conservation, tri et élimination
- Référentiel de conservation et durées d’utilité
- Sort final : élimination, conservation, tri
- Procédure d’élimination et traçabilité
- Locaux, conditionnement et conditions de conservation
- Prévention des sinistres et plan de sauvegarde des documents essentiels
Module 4 — Numérisation et gestion électronique
- Cadrage d’un projet de numérisation
- Qualité de numérisation, formats et métadonnées
- Gestion électronique des documents : fonctions et déploiement
- Reprise de l’existant et arbitrages de périmètre
- Articulation entre circuits papier et circuits numériques
Module 5 — Archivage électronique et valeur probante
- Différence entre sauvegarde, stockage et archivage électronique
- Intégrité, traçabilité et journalisation
- Signature électronique et horodatage
- Formats de conservation à long terme et migrations
- Externalisation et maîtrise des prestataires
Module 6 — Accès, communication et données sensibles
- Communicabilité des documents et demandes d’accès
- Restrictions, occultation et documents à diffusion limitée
- Protection des données personnelles dans les archives
- Recherche, consultation et service aux utilisateurs
- Cas pratique : construction d’un dispositif documentaire complet
Méthodologie pédagogique
Notre approche met le concret avant la théorie. Plus de 60 % du temps est consacré à des cas pratiques : construction d’un plan de classement, élaboration d’un référentiel de conservation, diagnostic d’un local d’archives, cadrage d’un projet de numérisation et analyse d’une situation d’accès à un document sensible.
Notre équipe accompagne des administrations et des entreprises d’Afrique francophone sur l’organisation documentaire et les projets de dématérialisation. Cette pratique de terrain nourrit chaque session : les cas étudiés reflètent les réalités du continent — arriérés d’archives non traités, coexistence durable du papier et du numérique, contraintes de locaux et de climat, projets de numérisation menés sans référentiel de conservation préalable.
Durée et modalités
Durée standard recommandée : 5 à 12 jours selon le niveau de profondeur, format intensif ou modulaire selon les besoins de l’organisation.
Modalités proposées :
- En intra-organisation, dans les locaux du client en Afrique francophone
- En inter-entreprises au Maroc (Casablanca, Rabat, Tanger, Fès, Marrakech, Agadir)
- À distance, en classes virtuelles synchrones
- En format mixte : présentiel intensif suivi d’un accompagnement à distance
Taille de groupe recommandée : 8 à 15 participants, pour permettre un travail approfondi sur les plans de classement et les référentiels.
Sur-mesure : chaque programme est calibré sur le volume et la nature des fonds documentaires, l’état d’avancement de la dématérialisation et le cadre juridique national applicable.
Profil des formateurs
Nos intervenants sont d’anciens responsables des archives et de la documentation d’organisations publiques et privées et des spécialistes des projets de dématérialisation et d’archivage électronique. Leur expérience opérationnelle en contexte africain francophone leur permet d’illustrer chaque concept par des cas réels et d’anticiper les difficultés concrètes — traitement des arriérés, conservation en climat difficile, valeur probante des documents numérisés. Conformément à notre approche, les profils sont présentés par leur expertise, jamais par leur nom.
