Pour qui est cette formation ?
- Responsables de l’organisation, des méthodes et de la qualité
- Cadres en charge de la simplification et de l’efficacité administrative
- Responsables des systèmes d’information et de la digitalisation
- Responsables métiers portant des circuits de validation
- Cadres de la transformation et du contrôle interne
- Chefs de projet chargés de dématérialiser des procédures
Les enjeux que nous abordons
Le temps se perd dans les circuits, pas dans les tâches. Un dossier traité en vingt minutes peut mettre trois semaines à aboutir, immobilisé entre deux bureaux, en attente d’un visa ou d’une pièce. L’analyse des processus révèle systématiquement ces temps morts, invisibles dans les organigrammes. Les traiter produit des gains bien supérieurs à l’optimisation des tâches individuelles.
Automatiser un processus défaillant en fige les défauts. Outiller un circuit qui comporte trois validations redondantes, c’est graver ces redondances dans le système et les rendre plus difficiles à supprimer. La séquence utile est toujours la même : comprendre, simplifier, standardiser, puis seulement automatiser. Inverser cet ordre est la cause la plus fréquente des déceptions.
Toutes les tâches ne méritent pas d’être automatisées. Les tâches répétitives, à règles stables et à volume significatif s’y prêtent ; celles qui demandent du jugement, de l’appréciation ou de la relation humaine, non. Savoir arbitrer — coût de l’automatisation, fréquence, criticité, stabilité de la règle — évite d’investir dans des dispositifs fragiles pour des gains marginaux.
L’automatisation déplace le travail, elle ne le supprime pas. Les agents libérés de tâches répétitives doivent être réaffectés à des activités à plus forte valeur, et de nouvelles compétences deviennent nécessaires : supervision des flux, traitement des exceptions, amélioration continue. Anticiper ces effets sur l’organisation et le travail des équipes fait partie intégrante de la démarche.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, les cadres formés sont en mesure de :
- Cartographier un processus métier et en mesurer la performance
- Identifier les temps morts, redondances et sources d’erreur
- Simplifier et standardiser un processus avant de l’outiller
- Arbitrer ce qui doit être automatisé et ce qui ne doit pas l’être
- Concevoir un circuit de validation dématérialisé
- Situer les outils de workflow et d’automatisation et leurs limites
- Piloter les gains et accompagner les équipes concernées
Programme détaillé
Module 1 — Comprendre les processus
- Notion de processus et de chaîne de valeur
- Processus métiers, support et de pilotage
- Acteurs, activités, entrées et sorties
- Symptômes de processus défaillants
- Enjeux de délai, de qualité et de coût
Module 2 — Cartographier et mesurer
- Techniques de cartographie et représentation
- Recueil terrain et observation du réel
- Mesure des délais, des volumes et des temps d’attente
- Identification des goulots et des reprises
- Indicateurs de performance d’un processus
Module 3 — Simplifier et standardiser
- Élimination des étapes sans valeur ajoutée
- Rationalisation des validations et des contrôles
- Standardisation des règles et des formulaires
- Gestion des exceptions et des cas particuliers
- Processus cible et conditions de réussite
Module 4 — Arbitrer l’automatisation
- Critères d’éligibilité à l’automatisation
- Ce qui relève du jugement humain
- Coûts, gains attendus et retour sur investissement
- Risques : dépendance, fragilité, effets de bord
- Priorisation des chantiers d’automatisation
Module 5 — Outils et mise en œuvre
- Circuits de validation et workflow
- Formulaires, règles de gestion et notifications
- Automatisation de tâches répétitives et interfaces entre applications
- Traçabilité, contrôle interne et piste d’audit
- Choix des outils et limites à connaître
Module 6 — Déploiement, gains et amélioration continue
- Conduite du changement et rôle de l’encadrement
- Réaffectation des agents et nouvelles compétences
- Mesure des gains réels après déploiement
- Supervision des flux et traitement des exceptions
- Cas pratique de refonte et d’automatisation d’un processus
Méthodologie pédagogique
Notre approche met le concret avant la théorie. Plus de 60 % du temps est consacré à des cas pratiques : cartographie d’un processus réel apporté par les participants, mesure des délais et des temps morts, refonte du processus cible, conception d’un circuit de validation dématérialisé et calcul des gains attendus.
Notre équipe accompagne des organisations publiques et privées d’Afrique francophone sur la simplification et l’automatisation des processus. Cette pratique de terrain nourrit chaque session : les cas étudiés reflètent les réalités du continent — circuits de validation longs, coexistence du papier et du numérique, applications faiblement interconnectées. La formation insiste sur la simplification préalable, condition de toute automatisation utile.
Durée et modalités
Durée standard recommandée : 5 à 12 jours selon le niveau de profondeur, format intensif ou modulaire selon les besoins de l’organisation.
Modalités proposées :
- En intra-organisation, dans les locaux du client en Afrique francophone
- En inter-entreprises au Maroc (Casablanca, Rabat, Tanger, Fès, Marrakech, Agadir)
- À distance, en classes virtuelles synchrones
- En format mixte : présentiel intensif suivi d’un accompagnement à distance
Taille de groupe recommandée : 8 à 15 cadres, pour permettre un travail approfondi sur les processus réels des participants.
Sur-mesure : chaque programme est calibré sur les processus prioritaires de l’organisation et le profil des participants (organisation, métiers, systèmes d’information).
Profil des formateurs
Nos intervenants sont d’anciens responsables de l’organisation et des méthodes et des praticiens de la refonte et de la dématérialisation des processus. Leur expérience opérationnelle en contexte africain francophone leur permet d’illustrer chaque concept par des cas réels et d’anticiper les difficultés concrètes — validations redondantes, coexistence du papier et du numérique, accompagnement des agents dont le travail évolue. Conformément à notre approche, les profils sont présentés par leur expertise, jamais par leur nom.
